10 dicas otimizar o seu tempo no trabalho

Primeiro vamos entender os fatores que afetam a produtividade e não otimizam de maneira algum o tempo, veja a seguir.

Ninguém pode sempre motivado, focado e produtivo com um pouco de preparação e os métodos de trabalho direito, no entanto, torna-se mais fácil a sua produtividade para aumentar e melhorar os resultados para gerar.

Frequentemente, fica-se com a sensação de que o dia está passando rápido demais. Por definição, quem deseja aumentar sua produtividade tem duas opções:

  • Aumente a saída com a mesma entrada ou
  • Reduza a entrada sem diminuir a saída.  

O fato de este princípio simples não ser tão fácil de implementar no mundo moderno e dinâmico do trabalho também se deve ao fato de que a entrada e a saída não são mais tão claramente definidas como durante a industrialização, mas também porque existem muitos outros fatores de influência.

Para ser realmente produtivo hoje em dia, é preciso mais do que uma boa administração do tempo. Além do componente tempo, atenção, foco e energia também são fatores que contribuem para a produtividade e resultados satisfatórios.

gestao do tempo

Atenção e foco

Uma das habilidades mais importantes e valiosas no mundo de hoje é o gerenciamento eficaz da atenção.

Atenção é a capacidade do cérebro de se concentrar em certos estímulos ou pensamentos, ignorando todo o resto.

Se a desatenção é o assassino absoluto da produtividade, então a atenção total é a chave para a produtividade. Portanto, é importante reconhecer quais são os fatores que o tornam desatento e, portanto, desfocado.

O primeiro passo no gerenciamento da atenção deve ser refletir sobre a maneira como você trabalha e reconhecer onde a desatenção está se escondendo. 

Portanto, questione sua rotina diária e seus métodos de trabalho e identifique distrações e perdas de tempo. Por exemplo, você passa muito tempo lendo e-mails sem realmente processá-los ou rola muito nas redes sociais? Mesmo o adiamento ativo do trabalho administrativo é uma perda de tempo desnecessária.

Uma vez que os problemáticos “itens da agenda” foram identificados e a motivação para a mudança foi despertada, o próximo passo é para eliminar as atenções ladrões e criar um trabalho produtivo atmosfera. 

É claro que o gerenciamento da atenção também requer uma porção de consistência e autorreflexão para reconhecer quando alguém está sendo distraído. Como é frequentemente o caso aqui a prática leva à perfeição.

Tempo

Ao trabalhar em tarefas, o tempo é relativo. A Lei de Parkinson diz que o trabalho em massa se expande com o tempo para as arquibancadas disponíveis. 

Portanto, é importante entender que algumas tarefas como ler e responder e-mails podem ser feitas rapidamente e levar pouco tempo.

Outras tarefas que exigem muita criatividade ou são muito complexas, porém, levarão muito tempo. Portanto, é importante aprender quais tarefas exigem quanto tempo para planejar suas horas de trabalho com eficiência e, assim, ser capaz de lidar com sua carga de trabalho a tempo. 

Assim que você puder estimar corretamente seu gasto de tempo, poderá começar a atribuir blocos de tempo a tarefas individuais. Às segundas-feiras podem ser reservadas para fins administrativos, por exemplo, enquanto as manhãs de sexta-feira são dedicadas a responder e-mails.

A eficiência e a produtividade dependem, portanto, de vários fatores. Portanto, coletamos as 10 melhores dicas para um trabalho mais produtivo.

Dicas para aumentar a produtividade

A fim de aumentar a produtividade do trabalho e usar seu tempo de trabalho de maneira sensata e eficiente, os princípios básicos devem ser corretos. Com nossas dicas, você pode criar as condições perfeitas para aumentar a produtividade:

Dica nº 1: preste atenção ao seu biorritmo

Você gosta de dormir até tarde ou é madrugador? Não importa qual seja o seu biorritmo, use as horas em que você é mais produtivo para trabalhar conscientemente. Descubra quando é o seu pico e concentre-se em fazer suas tarefas e trabalhar nessa hora do dia.

Dica nº 2: defina horários fixos para você

Como freelancer, você tem a vantagem de poder organizar o seu tempo livremente. Você mesmo pode determinar seus dias de trabalho, sextas-feiras e horários de trabalho. No entanto, um certo ritmo de trabalho também é importante aqui. 

Defina os seus dias e horários de trabalho de forma a que se sinta confortável com eles e planeie horários de trabalho fixos e obrigatórios. Isso permite um trabalho estruturado, concentrado e bem-sucedido.

Dica nº 3: defina metas específicas

No início do seu trabalho, tenha uma visão geral de todas as tarefas e projetos que vencem em um futuro próximo e defina etapas concretas para os próximos dias e semanas. Todos os dias pergunte a si mesmo: O que eu quero alcançar hoje? 

No início do seu dia de trabalho, defina uma meta diária específica que você deseja cumprir até o final do dia. Muito importante: seja realista. Se você definir suas metas muito altas e não conseguir cumprir o plano, deixará seu local de trabalho frustrado e não poderá aproveitar a noite.

Dica nº 4: defina prioridades claras

Outra abordagem é pensar sobre qual saída é mais importante faça uma lista de tarefas e atribua uma classificação das tarefas a serem processadas ou classifique suas tarefas de acordo com a importância e a urgência. 

Se a lista for elaborada de acordo com as prioridades, os resultados mais importantes serão alcançados primeiro.

Dica 5: faça planos realistas

Uma lista de afazeres com as tarefas diárias e relevantes para a programação para dias úteis ou uma semana inteira garante que você não se esqueça de nada. 

Esta lista não deve apenas levar em consideração a urgência de tarefas individuais, mas também deve levar em consideração seus próprios interesses e preferências em sua hierarquia (por exemplo, de cima para baixo ou de baixo para cima). 

Muito importante ao planejar: avalie de forma realista o tempo necessário para as várias tarefas a fazer!

Dica # 6: use a regra de três.

Isso diz que você deve concentrar sua atenção em três áreas a cada dia. Portanto, você decide no início de cada dia quais são as três coisas que definitivamente deseja que sejam feitas à noite. Esses três primeiros são processados ​​de maneira consistente.

 Se quiser manter o foco no longo prazo, você pode definir e trabalhar os três principais não apenas diariamente, mas também semanalmente, mensalmente e até anualmente.

Dica nº 7: seja seu próprio gerenciador de tarefas

O que está feito pode ser assinalado. Se houver mudança de compromisso, cancelamento ou ocorrência de algo semelhante que não esteja previsto na programação diária, você pode reagir em conformidade, desde que haja tempo. 

Para tarefas mais tarde previstas podem ser preferidos, outros podem estar na lista de prioridades mover para trás. 

Aqui, entretanto, é crucial manter certos “postos-chave” em mente para que a hierarquia das tarefas à frente não seja desfavoravelmente virada do avesso.

Uma parte essencial do gerenciamento de tarefas: concentre-se conscientemente e apenas em uma tarefa por vez. A multitarefa não funciona e demonstrou reduzir a produtividade. 

Tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo funciona mais devagar e está mais sujeito a erros. Portanto, sempre uma tarefa após a outra.

Dica n ° 8: anote as ideias

Quem não sabe: uma ideia inovadora vem à mente, para ser esquecida no dia seguinte. Escrever a ideia de imediato tem duas vantagens em primeiro lugar, não será esquecida e a «memória de trabalho» da sua memória ficará livre. Em segundo lugar, ajuda tomar notas para poder avaliar e desenvolver melhor as ideias.

Dica nº 9: identifique os desperdícios de tempo e evite fatores perturbadores

De repente, já são 18 horas para onde foi o tempo? 

Frequentemente, você investe inconscientemente mais tempo do que o necessário em tarefas diferentes. Obtenha uma visão geral de quanto tempo você precisa para gastar essa atividade. Isso permite que você identifique os desperdícios de tempo e faça melhor uso do tempo que eles gastam no futuro.

O mesmo se aplica a fatores perturbadores que levam à falta de concentração: reconhecer e evitar. No escritório em casa, você trabalha em casa, mas isso não significa que possa ser contatado para chamadas privados ou que possa pendurar rapidamente um monte de roupas para lavar. Não deixe que assuntos privados o distraiam.

O mesmo vale para mídia social ou processamento extensivo de e-mail. Contra o uso inflacionário das mídias sociais, já ajuda se você sair novamente após uma visita. 

Facebook, Skype, Twitter e Cia. Não precisam ter uma linha dedicada. E-mail notificações também podem ser comutados fora. Em geral, é aconselhável dar à leitura e resposta de e-mails e ligações um horário fixo por dia ou semana para não se distrair constantemente.

Dica # 10: defina uma rotina

Se você fizer certas tarefas regularmente ao mesmo tempo, uma rotina surgirá em algum ponto. Isso é importante para gerar desempenho de trabalho produtivo. 

Uma rotina matinal constante ajuda a entrar em uma atmosfera de trabalho produtiva pela manhã. Mesmo com tarefas pendentes regularmente, a rotina é boa para a produtividade. 

Uma certa rotina é uma vantagem, especialmente com obrigações menores e tarefas administrativas.

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