Uma secretária competente é aquela que sabe exatamente o que precisa fazer no seu trabalho. E para isso, nada melhor que um treinamento que lhe mostre sua função. Pensaremos neste artigo sobre a importância de um bom treinamento e o que precisa ser dito nele.
O que é um treinamento?
Basicamente, um treinamento se trata de um momento para mostrar como se faz a coisa. Em outras palavras, é quando uma empresa mostra aos seus colaboradores o que devem fazer. No dia a dia do trabalho, sempre a pessoa vai melhorando na função. Mas, na maioria das vezes, ela não aprendeu sozinha.
A importância de uma empresa oferecer um treinamento como esse está nos seus objetivos no mercado. Pense que, para que a empresa alcance uma meta, tudo precisa estar organizado da melhor maneira.
E é justamente isso que precisa estar no treinamento de uma secretária. Toda secretária precisa ter bem claro em sua mente qual é o objetivo da empresa. Para que o seu trabalho lhe seja importante, ela precisa saber os motivos pelos quais deve fazer isso.
Como oferecer um bom treinamento?
Assim como mostramos, um treinamento serve para mostrar ao colaborador aquilo que deve fazer. Ou seja, um bom treinamento para uma secretária é o que mostra a ela justamente aquilo que precisa fazer todos os dias.
Mas, é claro que nem todas as empresas estão prontas para isso. Numa clínica médica, por exemplo, as pessoas podem nem estar muito atentas a esses detalhes. Quando é esse o caso, o mais recomendado é procurar uma ajuda para fazer isso da melhor maneira.
Em matéria de gestão de um espaço como esse, a Seven Gestão é uma ótima opção. A ajuda é sempre personalizada, de acordo com os objetivos de cada empresa. Quem ainda assim deseja buscar isso sozinho, não é um problema. Mas, pode ser o caso de não considerar coisas que serão muito importantes para o trabalho.
Qual a função de uma secretária?
A função de uma secretária dentro de uma empresa é muito ampla. Ou seja, em muitos setores se pode necessitar de uma secretária. Geralmente, o trabalho está sempre ligado ao atendimento. Contudo, esse se trata apenas de um dos pontos, e não o único.
Uma função muito importante de uma secretária é na área administrativa. Ela deve dar conta, por exemplo, de cuidar de agenda, verificar documentos, entre outras coisas. Isso é essencial para que um negócio funcione da melhor maneira.
No caso de uma secretária de clínica médica, ainda existem outras coisas. Por exemplo, garantir que o espaço esteja bem organizado para receber as pessoas. Além disso, verifica prontuários e recebe as pessoas. A maior característica de uma secretária é ser ponte entre o paciente e os médicos. Pensando desse jeito, se pode planejar melhor o dia a dia no trabalho.
Como se forma uma boa secretária?
Algumas características são importantes para uma pessoa que deseja trabalhar como secretária. Várias delas são bem particulares. Ou seja, depende muito do lugar onde essa pessoa trabalha.
Mesmo assim, vejamos algumas:
1. Organização
A organização é a grande marca dessa função. Quer dizer que uma secretária deve ter uma organização impecável. Deve conseguir pensar nos mínimos detalhes. E isso não só nas questões de atendimento ao cliente. Mas também deve sempre observar como está a situação física do lugar.
Pare para pensar: quem sempre está ali no espaço do cliente com ele, o tempo todo? Quando não está com o cliente, está com o médico, talvez. Portanto, é uma pessoa que conhece cada uma das partes. Além disso, a secretária é a única com contato com todos. Desde o cliente até o patrão. Se não for organizada, o negócio também não será.
2. Flexibilidade
Por melhor que seja um treinamento, nunca se conseguirá pensar em tudo. Em outras palavras, no dia a dia a coisa pode ser diferentes. E imprevistos podem acontecer. Quando acontecer, uma secretária bem preparada precisa saber exatamente o que fazer.
Não basta ser educada. É necessário que também se pense nas possibilidades no dia a dia do trabalho. Os imprevistos podem acontecer, mas não podem encontrar alguém despreparada. Ser flexível, portanto, é saber o que realizar em momentos não pensados também no treinamento.
3. Sentimento de pertença
Quando um trabalhador se sente parte do lugar onde trabalha, o sucesso é bem mais garantido. Isso quer dizer que uma secretária precisa se sentir administradora também. E não deve estar ali por causa da obrigação e do salário. Mas, deve também pensar que aquilo é seu.
Pense no caos que seria se não tivéssemos secretárias. Tudo seria uma grande confusão. Ainda mais numa clínica médica, por exemplo. Imagine um cliente mal atendido, um lugar desorganizado. Com certeza um negócio assim não iria para frente. Portanto, num treinamento, diga claramente como é importante o trabalho de uma secretária.
Conclusão
A função de uma secretária é sempre muito ampla. Cabe ao gestor sempre acertar cada coisa que deve ser feita. Além disso, é também uma responsabilidade da gestão oferecer um bom treinamento. Portanto, a melhor maneira de se fazer isso, é saber quais as necessidades e os objetivos da empresa. Se você quer contar com uma secretária para tudo, mostre a ela que é importante e lhe insira em tudo!
Gostaram das dicas pessoal? Já falamos em outro artigo tambem sobre negócios que dao lucro em cidades pequenas leia e entenda.
Sugestões podem deixar nos comentários ok? Até a proxima!
