Quem trabalha no mundo corporativo e nunca teve uma “reunião que poderia ter sido um e-mail” que atire a primeira pedra! Em muitas profissões, as reuniões são uma parte quase inescapável da rotina de trabalho, e tem uma série de utilidades: alinhar expectativas, resolver problemas, apresentar conceitos e soluções, tirar dúvidas e muito mais.
Por mais que elas tenham uma certa imagem de chatas, entediantes ou inconvenientes, reuniões bem preparadas podem ser ocasiões de extrema utilidade e importância para bons resultados. E para que as reuniões de trabalho sejam partes produtivas e proveitosas do dia a dia de todos os envolvidos, é muito importante que seja feita uma preparação específica para a ocasião, seja você o condutor ou o participante dela.
Desde a disposição da sala de reunião até a preparação de materiais, existem algumas dicas básicas de como se preparar para uma reunião e garantir que ela seja um sucesso. Para te ajudar, separamos algumas das mais rápidas, para você aplicar imediatamente. Continue lendo e confira!
Escolha e prepare o espaço
Uma boa reunião começa com uma boa sala de reunião. Limpa, bem iluminada, arejada, com uma grande mesa de reunião e cadeiras suficientes para todos os participantes são apenas alguns dos pontos mais indispensáveis dessa infraestrutura.
Além disso, equipamentos como telas ou projetores para apresentações, telefones para ligações e teleconferências, conexão com a internet, são muito importantes, e detalhes como um serviço de copa com café, água e mais não é obrigatório, mas ajuda a deixar a reunião ainda mais confortável.
Com a elevação do valor do aluguel de imóveis corporativos nos últimos anos, nem todos os locais de trabalho contam com essa infraestrutura. E é por isso que muitos espaços de coworking também oferecem serviços de aluguel de sala para reunião: com cobrança por hora e infraestrutura já totalmente pronta, essa é uma ótima alternativa para se reunir com clientes e investidores com muito mais facilidade e eficiência.
Tenha tudo a mão
O segredo (nem tão secreto assim) para uma boa reunião de trabalho está na preparação: saber exatamente qual é a necessidade e o principal objetivo do encontro, ter todos os dados necessários a mão e estar preparado para responder as perguntas mais prováveis sobre o assunto em questão fazem com que toda a sua duração seja muito melhor aproveitada, garante um resultado produtivo e ainda causa uma boa impressão em todos os participantes.
Por isso, antes da ocasião, separe alguns minutos do seu dia para garantir que tudo está bem separado e preparado — e chegando na sala, é só começar! Durante a reunião, também é indicado anotar tudo o que for possível, para ao final criar uma ata de reunião que contém tudo o que foi discutido, resolvido e acordado, para que os próximos passos possam começar a ser tomados o mais rápido possível.
Valorize o tempo de todos os participantes
Como mencionamos lá no comecinho, as “reuniões que poderiam ter sido um e-mail” são muito frequentes no mundo corporativo, mas ainda assim podem criar uma má impressão com os envolvidos. Por mais simples que seja, uma reunião envolve um pouco mais de energia mental do que uma tarefa cotidiana, além de bloquear uma fatia de tempo muitas vezes preciosa em rotinas cada vez mais corridas.
Por isso, antes de marcar uma reunião, certifique-se que o assunto realmente não pode ser resolvido com uma troca de e-mails ou uma conversa mais rápida. Isso ajuda a manter um fluxo de produtividade e ajuda a manter resultados cada vez mais positivos.
Faça perguntas
O principal objetivo das reuniões é, exatamente como o nome já indica, reunir todas as pessoas envolvidas em um projeto ou tarefa para alinhar todos os pontos pertinentes. Por isso, é o momento mais oportuno para fazer perguntas, solucionar dúvidas e esclarecer expectativas. Não tenha medo de participar ativamente e sair de lá com a cabeça mais clara e pronta para os próximos passos.
E se você quer mais dicas de produtividade e de como aproveitar melhor cada momento do seu dia de trabalho, continue navegando pelo blog!
